「チャッピー、この作業をAIのスキルにして、誰でも使えるツールにしよう！」
——申請受付から内容確認・AIチェック・承認・登録まで一気通貫の業務フローが完成し、上司も同僚も「わかりやすい！」「これなら私でもできる！」と大絶賛。
おまけに、有休申請も堂々と承認されて、チャッピー、蔵人くん、カン・マ、ジェミニーと一緒に夏の海へ……！
AIはむずかしくないよ！小さく始めて、どんどん使いこなしていこう！あなたも今日から、AIと一緒に新しい一歩を踏み出そう！
※ここでいう「AIのスキル」とは、ChatGPT Business版などで使える「スキル」機能を説明しています。
① ChatGPTの「スキル」とは？——誰でも使える業務の仕組みを作る
「ChatGPT Business版の「スキル」とは、簡単に言うと、ChatGPTに特定の仕事の進め方を覚えさせ、繰り返し使えるようにする機能です。
たとえば、毎回同じような申請確認をしている場合、次のような内容をスキルとして整理できます。
- 作業の手順
- 確認すべき項目
- よくあるミス
- 判断基準
- 出力形式
- チェックリスト
- 必要に応じたコードやテンプレート
つまり、単に「AIに質問する」のではなく、
この仕事は、毎回この手順で、この品質で進めてください
という業務マニュアルをAIに持たせるイメージです。
事務員さんは、「申請業務サポートスキル」として、申請業務を一気通貫でサポートする業務スキルです。次のような流れが描かれています。
①申請受付→②内容確認→③AIチェック→④承認・登録
「できました！これを使えば、誰でも同じように進められます！」——同僚も上司も「わかりやすい！」「これなら私でもできる！」「よくできた！すばらしい仕組みだな！」と絶賛。ひとりの事務員さんが作った「仕組み」が、チームの共有財産になりました。
② AIで業務を「仕組み化」するとどう変わる？
業務の仕組み化とは、毎回担当者が判断・作業していた業務を、手順・ルール・ツールとして整備し、誰でも同じ品質で実行できる状態にすることです。
AIを組み合わせることで、チェック・判定・記録などの反復作業を自動化し、さらに効率を高められます。
✅ AIで業務を仕組み化する3つのメリット
• 再現性：誰がやっても同じ手順・同じ品質で業務を進められる
• 属人化の解消：「この人しかわからない」業務をなくし、チームで共有できる
• 時間の創出：繰り返しの確認・入力作業をAIに任せることで、より創造的な仕事に時間を使える
✅ 仕組み化が向いている業務の例
| 業務 | AIで仕組み化しやすい内容 |
| 申請業務 | 入力漏れ、添付漏れ、社内ルール確認 |
| 顧客対応 | よくある質問への回答案、問い合わせ分類 |
| レポート作成 | データ整理、要約、見出し作成 |
| 社内研修 | 手順書、確認テスト、FAQ作成 |
| 労務・総務 | 書類チェック、案内文作成、期限確認 |
| 広報・ブログ | 構成案、SEO見出し、誤字脱字チェック |
ただし、AIに全部任せるのではなく「人が確認する仕組み」が大切！
AIを業務に使うときに大切なのは、AIに任せきりにしないことです。
AIは便利ですが、必ず正しいとは限りません。
社内ルール、法律、契約条件、個人情報、著作権などが関わる場合は、必ず人の確認が必要です。
そのため、業務スキルを作るときは、次のようなルールも一緒に入れておくと安心です。
• 最終判断は担当者または責任者が行う
• 個人情報や機密情報は入力しない、または社内ルールに従う
• 法務・労務・税務などは専門家確認を前提にする
• AIの出力はそのまま使わず、必ず確認する
• 判断基準があいまいな場合は、人に確認する
AIの仕組み化は、仕事を丸投げするためではありません。
人がより正確に、より効率よく仕事を進めるためのサポートです！
③事務員さんは「使う人」から「仕組みを作る人」へ
このシリーズの最初、事務員さんはAIにお昼ご飯を相談するところから始まりました。
最初は、AIをどう使えばよいのかも手探りでした。
うまく質問できなかったり、AIの答えを信じすぎたり、著作権や個人情報の扱いに悩んだりする場面もありました。
しかし、15話まで学んできたことで、事務員さんは変わりました。
ただAIに聞くだけではなく、AIを使って、他の人も助かる仕組みを作れるようになったのです！！これは、AI活用における大きな成長です！
AI活用のゴールは、ただ便利な回答をもらうことではありません。
仕事の流れを見直し、繰り返し使える形に整え、チーム全体の力に変えていくことです。
④有給申請が通った！——第13話からの逆転劇
「有休取りまーす！」「どうぞ！ゆっくり休んできてね！」「いってらっしゃい！」——上司も快くOK。堂々と有給休暇を取得できました。
第13話でチャッピーロスにより業務が止まり、有休を取ろうとして「体調不良」と言い訳していたあの日から比べると、とても大きな変化ですね！
自分でも動ける力を持ちながら、仕組みを作ってチームに貢献する——これが、事務員さんの本当の成長の証です。
⑤夏の思い出——AIと一緒に、もっと自由な未来へ！
海辺での夏の思い出写真に写っているのは——事務員さんと、チャッピー、蔵人くん（Claude）、カン・マ（Gamma）、ジェミニー（Gemini）。
🌊 夏の思い出
👩事務員さん つたない→つよい 🐱チャッピー ChatGPT
🧑💼蔵人くん Claude 🐶カン・マ Gamma 🌟ジェミニー Gemini
最初は、AIに質問するだけで十分です。
しかし、少しずつ慣れてきたら、次は自分の仕事を整理し、チームでも使える形にしていくことができます。
AIは、特別な人だけが使うものではありません。
毎日の仕事を少し楽にし、ミスを減らし、引き継ぎやすくし、休みやすい職場を作るための道具です。
そして、スキルのような機能は、そうした業務の仕組み化を後押ししてくれます。
大切なのは、いきなり完璧を目指さないこと。
まずは、ひとつの作業から。
ひとつのチェックリストから。
ひとつのメール文から。
AIと一緒に、今日から新しい一歩を踏み出してみませんか？
AIと一緒に、もっと自由な未来へ！♥
生成AI活用体験談 投稿者プロフィール
株式会社オプトプランニング 管理部スタッフ
「つたない事務員さん」シリーズ4コマ漫画著者
きっちり完璧で正確な仕事ぶりから、社内で「AIなのでは」と言われるほど。IT分野は、どちらかといえば得意な方ではなかったが、今では画像作成や計算の自動化、スキルの設定もこなせるように。
日々のルーティンワークや複雑なデスクワークを、AIを使ってどれだけ効率化できるか、試行錯誤と成功体験を等身大で「つたない事務員さんシリーズ」としてリアルにお届けします。
こんな事務員さんのようなご体験がある方、
基礎から初めてみませんか？
「何から始めれば良いのかわからない」そのようなお悩みもぜひ！
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